Requerimientos para ser proveedores

En este apartado se establecen los lineamientos exigidos por ARUS S.A. para el estudio y selección de proveedores, en cualquier caso, se podrán solicitar otros requisitos que surjan como consecuencia de cambios en la dinámica comercial, reglamentaciones legales y otras particularidades que se presenten durante la selección.

Nota: Señor postulante, tenga en cuenta que el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Compañía no constituye una obligación de vinculación como proveedor, la vinculación deberá ser debidamente notificada y legalizada en nuestros sistemas.

En relación con lo anterior, se informan que los requisitos generales de selección son:

Documentación Persona Natural
Documentación Persona Jurídica
Documentación Contratistas:
Documentación Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente
Documentación Proveedor del Exterior
Proceso de recepción de facturas

Documentación Persona Natural

Lista de chequeo
Registro Único Tributario RUT
Formato de registro de proveedores y contratistas diligenciado y firmado
Certificación de cuenta bancaria
Compromiso proveedores y contratistas firmado
3 Cartas de certificaciones comerciales con nombre, empresa y teléfono del certificador
Autorización Tratamiento de Datos Personales Clientes y Proveedores
Certificación de cuenta bancaria
Constancia de afiliación y pago a la seguridad social como independiente (ARL, EPS)

Documentación Persona Jurídica

Lista de chequeo
Registro Único Tributario RUT
Formato de registro de proveedores y contratistas diligenciado y firmado
Certificación de cuenta bancaria
Compromiso proveedores y contratistas firmado
3 Cartas de certificaciones comerciales con nombre, empresa y teléfono del certificador
Autorización Tratamiento de Datos Personales: Clientes y Proveedores
Certificación de cuenta bancaria
Carta de Certificación de pago a parafiscales emitida por el revisor fiscal y en caso de no aplicar, por el contador y representante legal

Documentación Contratistas:

Lista de chequeo
Registro Único Tributario RUT
Propuesta técnica del servicio
Formato de registro de proveedores y contratistas diligenciado y firmado
Cámara de Comercio
Carta de Certificación de pago a parafiscales
Certificación de cuenta bancaria
Compromiso proveedores y contratistas firmado
3 Cartas de certificaciones comerciales con nombre, empresa y teléfono del certificador
Autorización Tratamiento de Datos Personales Clientes y Proveedores

Documentación Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente

Compromiso de cumplimiento al manual de SST de proveedores y contratistas firmado por el representante legal
Formato firmado de reconocimiento y aceptación de la política de SSTA, política de prevención al consumo de alcohol, tabaco y sustancias psicoactivas para contratistas y proveedores
Certificado de afiliación a ARL del personal que ejecutará la actividad, donde se evidencie la clase de riesgo a la que se encuentra afiliado
Certificado de pago de la seguridad social
Listado del personal que ejecutará las actividades firmado por el representante legal
Certificado emitido por la ARL indicando el porcentaje de cumplimiento del SG-SST (No debe ser superior a 7 meses)
Evaluación de estándares mínimos (Resolución 0312 de 2019) firmada por el representante legal y por la persona de SST con licencia
Plan de trabajo planificado según los resultados de la evaluación inicial firmado por el representante legal y por la persona de SST con licencia
Certificado emitido por la ARL certificando el protocolo de bioseguridad covid-19 de la empresa
Exámenes médicos ocupacionales del personal que ejecutará las actividades

Documentación Proveedor del Exterior

Formato de registro
Cédula del representante legal o DNI
Documento público que certifique la existencia de la sociedad o su representante y el documento con el Código Fiscal
Certificado bancario con el código SWIFT

Proceso de recepción de facturas

En ARUS S.A. con NIT 800.042.471-8, les informamos los procedimientos que se deben seguir al momento de enviar las facturas, teniendo en cuenta lo siguiente:

Proveedores obligados a facturar electrónicamente

Dispusimos en la plataforma de habilitación de la DIAN, el correo electrónico archivocorporativo2@arus.com.co, únicamente para el proceso de recepción de facturas en formato XML, acompañadas de su respectivo PDF, tipo y número de orden de compra.
Los correos de recibimiento de facturación electrónica pueden ser consultados en https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Paginas/inicio.aspx, en la opción: “Listado de los correos de recepción”.
Las facturas electrónicas enviadas a otras direcciones de email, inclusive al registrado en el RUT gomez@arus.com.co se tomarán como no recibidas y por lo tanto, no serán aceptadas, de acuerdo con la Resolución 000045 de 05 de mayo de 2020 articulo 11 y 22.

Proveedores que aún no están obligados a facturar electrónicamente

Las facturas pueden ser radicadas en el correo electrónico archivocorporativo2@arus.com.co, acompañadas de su respectivo tipo y número de orden de compra.
Para seguirlas enviando de manera física, es importante tener en cuenta el punto de radicación acostumbrado: Calle 46 No. 41-69 Bloque A 43, Complejo industrial AMTEX, en la ventanilla de documentos, de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:00 m y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.

Las observaciones anteriores son obligatorias, en caso de incumplirlas, la factura electrónica de venta, el documento equivalente y los que son de cobro, serán rechazados, por lo cual será necesario emitir un nuevo documento con fecha actualizada.

Les aclaramos también, que por política de mejora en el proceso de cierre contable, la compañía dispuso como fecha máxima para la recepción de facturas el 20 de cada mes.

Desvinculación de proveedores

Lineamientos generales para la desvinculación de proveedores:

Incumplimiento de las condiciones comerciales previamente pactadas.
Incumplimiento de los requisitos exigidos en el momento de la selección (Seguridad y salud en el trabajo, entre otros).
Cuando se identifique que la información suministrada es errónea y/o se incumpla el acuerdo de confidencialidad pactado.
Si dentro de un periodo de 3 años, no existe ningún tipo de relación comercial o compras por parte de ARUS, el proveedor será bloqueado de nuestros sistemas, generando así una desvinculación.

Recepción de mercancías y facturación

La fecha límite de recepción de facturas para el mes en curso se debe validar con el equipo de compras.
El valor de la factura deberá ser igual a la orden de compra excepto para entregas parciales, de lo contrario será devuelta.
Las facturas siempre deben relacionar a que orden de compra hace referencia.
El único correo autorizado de recepción de facturas es archivocorporativo2@arus.com.co
La entrega de mercancías deberá realizarse en la dirección indicada en la orden de compra, en caso de dudas o inconsistencias se deberá contactar al comprador encargado.

Política de garantías

Señor proveedor, al momento de ser activado por un líder de la compañía para tramitar una garantía por favor tenga en cuenta lo siguiente:

Informar al área de compra para que esté enterado de este proceso
Coordinar con el líder del proyecto la devolución del bien adquirido
Si se debe generar una nota crédito por favor relacionar la orden de compra inicial y enviarla al correo archivocorporativo2@arus.com.co

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