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Publicado 22/07/2019

¿Cansado de todo el Papel que Generan tus Procesos? Resuélvelo con estos 3 pasos

Algunos procesos de negocio en las organizaciones poseen requerimientos de acceso a información histórica, bien sea para analizar tendencias, comparar resultados, identificar patrones de comportamiento, tomar decisiones de negocio, entre otros.

 

Cualquiera que sea la razón, el atender estos requerimientos se está convirtiendo en una terrible pesadilla, ya que demandan altos tiempos, esfuerzos y también costos en la búsqueda de la información y en el análisis de la misma. Sin embargo, esta era de transformación digital, que también impacta los procesos de negocio de las organizaciones, debería posibilitar la evolución de estos procesos para que sean más eficientes, expeditos y confiables.

 

De esta manera, si estamos dispuestos al cambio y a transformaciones culturales, podríamos adoptar soluciones que resuelvan esos retos, habiliten la agilidad de los procesos y la productividad de los colaboradores.

 

Típicamente, relacionamos la transformación digital de los procesos con estrategias de digitalización, procesamiento y almacenamiento de información, y aunque efectivamente así es, antes de implementar estos mecanismos es esencial que podamos hacer un ejercicio de análisis para identificar cuál es la información que realmente entrega valor a los procesos de negocio, esto es, que entrega conocimiento útil sobre la operación y desempeño de los procesos, posibilitando así la toma de decisiones en pro del logro de los objetivos del negocio.

 

Una vez identificada la información clave, se recomienda avanzar con la planificación de la transformación de los procesos, lo cual funcionará de guía para la correcta implementación y operación del mismo. Este plan consta de tres procesos esenciales:

1 Realizar la organización de los archivos o documentos que apoyan los procesos de negocio.

 

Estas actividades de organización de archivos se recomienda que sea implementada por un equipo humano que posea conocimiento sobre la estructura y la categorización utilizada en los procesos, de manera que su consciencia sobre la importancia de la clasificación de folios, expedientes y documentos posibilite construir de manera adecuada la memoria documental de su negocio.

 

Intervenir los archivos de su empresa, se traduce en la manipulación de su historia, por lo que su estructura y su conservación juega un rol determinante en los tiempos y esfuerzos requeridos para consultar históricos, analizar tendencias y tomar decisiones a partir de estas.

 

Típicamente, las actividades de organización se apoyan en procesos manuales que incluyen la revisión de contenido, el cambio de categorización, descarte de documentos, agrupación de folios, conformación de expendientes (unificación y clasificación), entre otros. Sin embargo, este esfuerzo manual es susceptible a la introducción de errores humanos, que por juicios subjetivos clasifican, organizan o eliminan documentos. Por lo tanto, aún cuando esta actividad se realice de manera minuciosa, se pueden introducir errores que afecten el flujo y los procesos de consulta de cierta información.

 

Por lo anterior, se recomienda contar con un aliado experto en la gestión documental, con conocimiento en las normatividades que rigen para cada tipo de información y con capacidades para estructurar los criterios que se deben cumplir para categorizar o clasificar la información.

2 Implementar procesos de desmaterialización o digitalización.

 

Se pensaría que la digitalización, o desmaterialización de documentos se debería aplicar sobre toda la información corporativa, sin embargo, esto no es así. Se recomienda definir de manera detallada la información que al ser digitalizada proporciona valor en los procesos, bien sea que reduzcan los tiempos de consulta entregando agilidad para el negocio o que puedan sean aprovechados por herramientas de analítica creando conocimiento útil para la toma de decisiones, entre otros.

 

Digitalizar no es sólo cuestión de decidir si además del formato físico requerimos la evidencia digital , sino que existen ciertas características técnicas que se deben especificar para las imágenes generadas. Por lo anterior, existen ciertos criterios a tener en cuenta al momento de definir la digitalización de la información:

 

2.1 Formato: es una de las características de la digitalización que ofrece una amplia diversidad de opciones, y hace referencia al tipo de almacenamiento y modalidad de archivo que se utiliza para representar de manera exacta su contenido. Actualmente existen más de 50 formatos de imagen digital, que ofrecen diferentes niveles de compresión de datos, edición de las capas de las imágenes, calidad en la impresión, fidelidad de los colores, presentación de transparencias, entre otros. Los procesos de gestión documental generalmente se apoyan de formatos como PDF/A, PDF, TIF y JPG.

 

Además de lo anterior, es importante identificar y determinar la plataforma en la cual se administrará el contenido digitalizado (Enterprise Content Management – ECM), sus respectivas capacidades de consulta y el canal de acceso utilizado por el usuario final.

 

Se recomienda que esta definición se realice partiendo de la compatibilidad con el tipo de formato seleccionado, necesidades de integración en términos de interoperabilidad y asegurar las capacidades de consulta de la información a lo largo del tiempo. El Gobierno Nacional ha emitido unas recomendaciones en lo referente a carpeta ciudadana e interoperabilidad, por lo que sugieren utilizar el formato PDF para la presentación de la información digital.

 

2.2 Condiciones de validez Jurídica y legal: las características de validez jurídica y carácter probatorio poseen menos opciones que las que revisamos para el formato, entre las cuales encontramos conceptos como firma electrónica, firma digital, estampa cronológica, certificado digital, entre algunos otros.

 

Esta característica hace referencia a la normativa y al concepto legal que rige para validar jurídicamente un tipo específico de documento, de manera que este sea aceptado y aprobado por las condiciones de la ley. Por lo tanto, se recomienda reconocer los documentos que deben cumplir con normas jurídicas, para así proceder a implementar los respectivos controles con el respectivo formato que posibilita su validez.

 

Estos controles, típicamente demandan la integración con fuentes de información que posibiliten validar la identidad de las personas, asociar estampas cronológicas aprobadas por el gobierno, entre otros, por lo que su planeación, implementación, seguimiento y control pueden no ser parte del core de su negocio y desviar a su equipo de trabajo de los resultados esperados. Por lo tanto, se sugiere aliarse con expertos en estos procesos documentales que atiendan completamente el ciclo de vida, desde la generación física de la información, su digitalización, la implementación de los controles que otorgan validez jurídica, su almacenamiento y posterior consulta.

2.3 Especificar las condiciones bitonal, escala de grises o color: son características de las imágenes que definen la profundidad de bits, es decir, la cantidad de bits utilizados para definir cada pixel. Recordemos que un bit puede ser representado por dos estados, 0 y 1. Entre mayor profundidad de bits, mayor es la cantidad de tonos representados, es decir, escala de grises o color. Las imágenes se pueden representar en condiciones bitonal (blanco y negro), escala de grises o a color.

 

  • Condiciones bitonal: Cada pixel se representa por un (1) bit con capacidad para entregar dos tonos, donde el valor 0 representa el color negro y el valor 1 el color blanco.

  • Condiciones escala de grises: Los pixeles están representados por un conjunto de bits que van de dos (2) a ocho (8). la profundidad es la cantidad de bits, pero la cantidad de tonos que se generan corresponde a la cantidad de estados que se puedan generar, es decir, 2 a la n, donde n es la cantidad de bits.

  • Condiciones a color: Los pixeles poseen una profundidad de bits entre 8 y 24+. En una imagen de 24 bits, se utilizan 8 bits para representar al color rojo, 8 para el color azul y 8 para el color verde. De manera que la representación de otras tonalidades de colores es el resultado de la combinación de estos bits.

 

Las condiciones de profundidad de los bits en las imágenes digitales son definidas por su generación de valor, es decir, por las necesidades de consulta de los usuarios, el nivel de información que requieren extraer de los documentos, la calidad de la imagen y del color requerida.

 

Se recomienda no digitalizar documentos a color, cuando los usuarios sólo requieren extraer un texto, el cual en condiciones bitonal pueden ser perfectamente extraídos. De esta manera, se evitan mantener condiciones que no generan valor diferencial para el usuario final en la toma de decisiones y se reducen los recursos consumidos por la infraestructura tecnológica.

2.4 Definir la resolución de las imágenes: Las características de resolución de una imagen son la que posibilitan distinguir los detalles finos y está definida por la frecuencia de muestreo. Por lo tanto, conceptos como puntos por pulgada (dots-per-inch – dpi) o pixeles por pulgada (pixels-per-inch – ppi) representan la resolución de las imágenes.

 

Esta característica se combina con la condición bitonal, de escala de grises o color de las imágenes para ofrecer detalles finos de las mismas. Las imágenes pueden contar con resoluciones que varían de 100 dpi a 1.200 dpi. En escenarios o procesos de reconocimiento de imágenes se recomienda una resolución mínima de 300 dpi.

 

3 Diseñar y poner a disposición de los colaboradores los expedientes o carpetas virtuales para el almacenamiento de la información.

 

Por último y no menos importante, tenemos el almacenamiento y publicación de la información en carpetas o expedientes virtuales, lo que juega un papel fundamental en la estructuración de los procesos, ya que representa el canal a través del cual los usuarios finales consultarán y accederán a la información histórica de la compañía.

 

Se recomienda determinar de manera muy clara los criterios de clasificación e indexación de la información, los cuales son fundamentales para la consulta de documentos y para determinar las capacidades de la plataforma de gestión documental (ECM) requerida por su organización.

 

En el mercado se pueden encontrar soluciones sofisticadas y completas reconocidas por Gartner en su cuadrante mágico, hasta soluciones básicas con capacidades estándares que apoyan de manera limitada los procesos de las compañías.

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