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Publicado 23/01/2018

Cesantías: La Mejor Manera De Pagarlas

Como garantizar una disponibilidad más rápida de cesantías para sus empleados.

Según cifras presentadas por ASOFONDOS, los colombianos retiramos $4,5 billones de cesantías en 2016, de los cuales $1,6 billones se hicieron por terminación de contrato; los restantes $2,9 billones debieron destinarse a compra o mejora de vivienda, estudios universitarios u otros usos autorizados por la normatividad.

Y en esta época del año es frecuente escuchar tanto a empleadores como a empleados preguntar ¿Cuándo estarán disponibles las cesantías?

Es importante recordar que el próximo 14 de febrero vence el plazo para que todos los empleadores del país consignen en los Fondos de Cesantías esta prestación social, so pena de reconocer al empleado 1 día de salario por cada día de mora en el cumplimiento de esta obligación.

Entonces ¿cuál de los canales dispuestos por los Fondos de Cesantías para el recaudo este año es más eficiente?

Veamos. Para que las cesantías pagadas a un empleado queden disponibles en la cuenta que este tiene en un Fondo de Cesantías debe surtirse el siguiente proceso:

El empleador:

  1. Debe calcular las cesantías que debe pagar a cada uno de sus empleados en función del valor de su salario y el número de días laborados durante el año anterior

  2. Diligencia unas planillas en donde presenta a cada Fondo de Cesantías el listado de empleados afiliados a ese fondo y el valor de las cesantías calculado para cada uno de ellos.

  3. Realiza el pago del valor total de las planillas presentadas.

El Fondo de cesantías:

  1. Recibe del empleador la planilla y verifica en sus cuentas de recaudo que efectivamente se encuentre un pago asociado a esa planilla.

  2. Si existe el pago de la planilla, procede a acreditar en cada cuenta individual de cada afiliado el valor que le corresponde de cesantías según lo detallado en la planilla presentada por el empleador.

  3. Si no existiera pago, el Fondo de Cesantías ejecuta una trazabilidad de la planilla para identificar el canal de recaudo utilizado por el empleador y verifica allí si se presentó alguna inconsistencia que pudiera haber generado la falta de los dineros en la cuenta de recaudo o falta de información que permitiera identificar los recursos pagados por el empleador; de confirmarse la ausencia de pago, el fondo debe contactar al empleador para verificar lo sucedido.

  4. Si existiera un pago de un empleador pero no una planilla con la información de los empleados, el fondo ejecuta las mismas actividades del punto anterior pero en procura de lograr la información que le permita acreditar los recursos recaudados, en las cuentas individuales de sus afiliados.

Sumémosle al proceso descrito algunos riesgos tales como que al momento de diligenciar las planillas, el empleador omita o se equivoque en el suministro de algunos datos que le permitan al fondo identificar correctamente al empleador o a sus afiliados, por ejemplo si se trata de una persona jurídica o de un empleador independiente, o si el nombre de un empleado no corresponde al documento de identidad reportado para él o si por error se consignan los recursos en la cuenta de un fondo de cesantías equivocado (aunque en realidad esto último es muy difícil de que ocurra).

En todos los canales de recaudo dispuestos por los fondos de cesantías se surte el mismo proceso básico, lo que los diferencia son los controles que permiten 2 cosas, mayor calidad del proceso y por ende mayor velocidad en la acreditación de los recursos en las cuentas individuales de sus clientes. Comparémoslos:

Recaudo con planilla Física: El empleador diligencia una planilla física a mano o bien un formato en computador suministrado por cada Fondo de Cesantías que después debe imprimir. En esa planilla el cliente relaciona el listado de empleados afiliados al fondo de cesantías, proceso que debe repetir para cada uno de los Fondos a los que se encuentre afiliados sus empleados (Protección, Porvenir, Old Mutual, Colfondos o el FNA).

Esa Planilla debe ser presentada por el empleador en los puntos de recaudo indicados por cada fondo de cesantías (por lo general un banco o sus propias oficinas), en donde un cajero verifica el valor total de la planilla y recauda el dinero correspondiente.

Una vez pagada, esa planilla física ingresa a un proceso de gestión documental en el que el fondo extrae la información y la convierte en datos digitales que puedan ser cargados en sus bases de datos y así contar con la información que le permita saber cómo distribuir el dinero pagado por el empleador en cada una de las cuentas individuales de los empleados reportados en cada planilla.

Es tal vez el canal más propenso a errores dado que la información contenida en la planilla no puede ser validada al momento de construirse, porque es posible que se presenten diferencias entre el valor reportado en la planilla y el efectivamente recaudado en la caja o incluso que se presenten errores en el paso de la información del documento físico al medio digital.

Si todo va bien, las cesantías pagadas por este canal pueden estar disponible para sus empleados en el transcurso de unas 24 horas.

Planilla Virtual en Página Web del Fondo de Cesantías: El empleador puede diligenciar un formato dispuesto por los fondos de pensiones en su página web o cargar en ella un archivo con la información de los empleados afiliados al fondo. Este canal previene en mayor medida que se presenten inconsistencias en la calidad de los datos dado que permite establecer controles en el diligenciamiento de un formulario electrónico o valida el contenido de los archivos cargados por los clientes de los fondos. Una vez cargada la información, este canal permite acceder a un mecanismo de pago electrónico que condiciona el pago al valor reportado en la planilla lo que evita inconsistencias en los valores recaudados.

Es una buena opción, sin embargo, el empleador deberá repetir este mismo proceso en cada uno de los fondos de cesantías que requiera pagar. Los tiempos de acreditación de cesantías e las cuentas individuales de los empleados afiliados a los fondos puede tomar entre 10 y 12 horas.

Operador de Información PILA: El servicio ofrecido por los operadores de información es muy similar a la planilla virtual dispuesta por los fondos, pero es el canal más eficiente de todos por la siguientes razones:

  • El empleador puede realizar la liquidación de todos los fondos de cesantías en una solo planilla y realizar el pago en una sola transacción electrónica, lo que genera el mayor ahorro de tiempo invertido por los empleadores en este proceso.

  • Los Operadores de información ofrecen la posibilidad de liquidar las cesantías de los empleados a partir de las planillas pagadas en PILA, lo que permite ahorrar tiempo en la construcción de la planilla y contar con una base confiable para calcular el valor a pagar en cesantías ya que se parte del valor de ingresos reportados por el mismo empleador para cada empleado.

  • Los Operadores de información garantizan el pago del valor exacto reportado en la planilla por el empleador gracias a su canal de pagos electrónicos, lo que elimina inconsistencias por diferencias en el valor pagado y el reportado en la planilla.

  • Garantiza la calidad de los datos, tanto del empleador como de los afiliados al aplicar validaciones contra bases de datos de referencia autorizadas tanto por los usuarios como por los fondos de cesantías de tal manera que se previenen errores en la identificación de un afiliado y por se agiliza la acreditación en las cuentas individuales de estos.

Las cesantías pagadas a través de este canal pueden estar disponibles para los empleados en unas 8 horas.

Las prestaciones ofrecidas por este último canal han sido ampliamente aceptadas por los empleadores a tal punto que en 2016 canalizó poco más del 80% de las cesantías pagadas a los Fondos de Cesantías.

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